Archiviazione Documentale
Ogni organizzazione, per essere efficiente e competitiva, deve cercare di formalizzare ed automatizzare il più possibile i processi aziendali. Una delle maggiori criticità è costituita dal modo di trattare le informazioni strutturate e quelle non strutturate (documenti elettronici come fax, e-mail e documenti cartacei) e i processi su cui tali dati vanno ad interagire.
In particolare i dati non strutturati, che costituiscono la maggior parte delle informazioni aziendali, non potendo essere memorizzati come informazione utilizzabile dai tradizionali sistemi gestionali, creano difficoltà operative agli utenti che accedono a tali informazioni.
ARXivar
è uno strumento di gestione dell'informazione, laddove con questo termine si intende qualsiasi documento elettronico o analogico che rappresenti un valore competitivo per l'azienda.
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Le informazioni ed i documenti si dicono "strutturati" quando possono essere archiviate o gestite in maniera autonoma dal sistema informativo Quelle "destrutturate" o "parzialmente strutturate" devono invece essere in parte o in toto indicizzate dall'operatore Intervenendo nella gestione e nell'organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a quella de-strutturata è possibile liberare gli utenti da tutte le attività a NON VALORE AGGIUNTO |
Il 20% del tempo degli impiegati e usato per gestire i documenti Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte Il 7% dei documenti non si trova più Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono L'80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell'azienda ne ignora l'esistenza e quindi vengono ricreati Per ogni fax inviato perdiamo 7 minuti |
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Un moderno sistema di gestione documentale deve pertanto permettere in maniera semplice ed intuitiva:
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Una volta che l'informazione è archiviata deve mettere a disposizione una serie di strumenti di semplice gestione e comunicazione
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Ma questo rappresenta solo l'inizio, il punto di partenza su cui innestare un motore di gestione delle informazioni proattivo, cioè che permette di muovere l'informazione attraverso un percorso prestabilito ed insieme flessibile di operazioni e utenti:
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In modo graduale e' possibile gestire uno dopo l'altro i processi piu' critici e integrarli con l'organizzazione funzionale esistente
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